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La “ProjectBAG”

Adolfo López-Paredes, Director INSISOC

4th January 2018

Un Project Manager sabe que al iniciar un nuevo año debe revisar su “ProjectBAG”: sus Carteras/Portfolios de Proyectos y Programas de Proyectos. Es imprescindible, necesaria y urgente una revisión y actualización de nuestra ‘mochila’. El objetivo de este artículo es proporcionar algunas claves para ayudarnos en esta tarea.

Varias ProjectBAG listas para empezar el año.

La ProjectBAG: Inventario

Incluso quienes no saben qué es la Dirección de Proyectos empiezan el año con objetivos y deseos que quieren lograr. Algunos vienen del año anterior, y otros son nuevos propósitos. Los Project Manager son conscientes de que transformarlos en proyectos es el mejor modo de conseguir que se hagan realidad. Así, el inicio de un nuevo año proporciona un hito clave para revisar la ProjectBAG personal. Es el momento de hacer inventario de las carteras de proyectos y programas de proyectos laborales, empresariales, domésticos, familiares, … Algunos se iniciarán y/o terminarán en el año, otros continuarán, y otros quizás deberán cancelarse anticipadamente.

Conviene no retrasar esta actividad, porque es clave para manejar una ProjectBAG exitosa. No debemos terminar la primera semana del año sin realizar un inventario detallado de los proyectos, programas y portfolios en que participamos, y nuestro rol en todos ellos. No es necesario contar con aplicaciones informáticas adhoc para ello, aunque se pueden utilizar cualquiera de las disponibles para construir mapas mentales. Se puede empezar con un bloc o unas hojas en blanco, y un lapicero o bolígrafo.

Algunas empresas revisan periódicamente sus carteras y programas de proyectos, y aplican los principios básicos de la Direccón de Carteras de Proyectos: ¿Están alineados los proyectos con la estrategia? Si no lo están, está clara la decisión: abandonar los proyectos que no son estratégicos. Aunque sean rentables y retornen beneficios: si no son estratégicos, no son prioritarios, y no deben contar con recursos clave de la organización. Excepcionalmente se les podrían asignar recursos ociosos, si fuera por un plazo de tiempo muy corto.

Quienes cuentan con un inventario de su ProjectBAG lo tienen más fácil para conseguir sus propósitos. Si no la tienes, si no la prestas atención y te olvidas de ella, los objetivos a los que sirve se pierden, como resume el fragmento de vídeo siguiente, extraído de la película: The Kid, protagonizada por Bruce Willis y Spence Breslin.

 

Mi ProjectBAG

Es necesario ser consciente de que “los Proyectos son organizaciones”. Y como tales, requieren de alguien que las diseñe, alguien que gestione las actividades a realizar, y por supuesto, quien las dirija. En el caso de la ProjectBAG, las tres son la misma persona. La mochila existe para lograr los objetivos de su propietario, sin olvidar por supuesto sus stakeholders. Cumplir los objetivos es el más importante y primero de los factores de éxito que se puedan definir

En mi ProjectBAG para 2018:

Proyectos laborales: Imparto una asignatura desde hace años, con algunos jóvenes profesores, en el segundo cuatrimestre: la asignatura “Empresa” de los grados de la Escuela de Ingenierías Industriales de la UVa. Tanto esa asignatura como los TFG que voy a dirigir son proyectos laborales que se inician y terminan en 2018, y forman parte de mi “portfolio UVA”. Hay otros proyectos que se iniciaron en 2017, y que no van a concluir en 2018, como un nuevo programa de Máster relacionado con la Transformación Digital de las Empresas, y los cursos de Dirección de Proyectos con empresas (BPMSAT) y en universidades (Funge, Universidad de Málaga, UEMC, etc). Todos estos proyectos no deberían ocupar más de 1000 horas para todo el año: los docentes debemos compatibilizar docencia e investigación, y en el siguiente apartado aglutino este otro tipo de proyectos.

Proyectos “empresariales”: Aquí incluyo los proyectos de investigación, que en INSISOC son realmente emprendimientos. Es mi “portfolio INSISOC” e incluye proyectos de investigación financiados como ABARNET y LONJA3D. También incluye un programa de proyectos, estratégico, “Investigación en Empresa Digital y Economía Circular (IEDEC)”, con sus objetivos específicos para este año. Todos estos ya proceden de años anteriores. Para este año tengo como proyecto singular escribir un libro diferente sobre Project Management. Este último proyecto va a afectar de manera importante a este porftolio, al que tendré que dedicar un máximo de 1000 horas para conseguir los objetivos.

Proyectos domésticos: En el ámbito personal mantengo desde hace años mi “portfolio Casa”, donde incorporo todos esos proyectos de mayor o menor envergadura y que tienen como objetivo principal el bienestar familiar: la reforma de la terraza, la instalación de aire acondicionado antes del verano, pintar la fachada de la casa del pueblo y reformar el jardín. Es mucho más satisfactorio el resultado cuando se tienen en cuenta desde el principio del año, y puedes priorizarlos dentro del calendario anual. Además suele generar menos inconvenientes y el coste final también es menor. Entre unos y otros van a necesitar que les dedique en torno a las 400 horas.

Proyectos familiares: En último lugar el que es el más importante de todos: el “porfolio F”. F de First, de Familia, de Friends, y de Felicidad. Es el auténtico portfolio estratégico. Desde las vacaciones, que requieren tener en cuenta que nuestra perrita va siempre con nosotros (alojamiento, restaurantes, ferrys, etc), hasta las “pequeñas” celebraciones (aniversarios, cumpleaños, bodas, etc.). Aquí también incluyo mi “proyecto Golf”, que como bien saben los aficionados, es una actividad que consume mucho tiempo. Entre unas y otras el portfolio F consume unas 2000 horas del año.

Mi ProjectBAG: Calendario

Mientras sonaban las doce campanadas que anunciaban el inicio del nuevo año, se empezaban a consumir los 525.600 minutos de los que en total dispone el 2018. De hecho, en los más de cuatro días y medio que han transcurrido (110 horas ya consumidas) había que reducir las 8760 horas disponibles incialmente hasta 8650. Ni quiero parecer obsesionado ni tampoco contagiar a nadie con la medida del tiempo. Sólamente pretendo que tomemos consciencia de que el tiempo no se puede recuperar, que es lo más valioso que tenemos, y que ni siquiera sabemos cuánto tenemos disponible. Al “medirlo” podemos aprender a valorarlo, y decidir cómo queremos emplearlo: qué proyectos queremos desarrollar con ese tiempo.

“los Proyectos son organizaciones. Organizaciones que requieren ser diseñadas y gestionadas, dirigidas, para lograr un conjunto de objetivos de diferentes agentes (los stakeholders). Cumplir los objetivos es el más importante y primero de los factores de éxito que se puedan definir.”

By Adolfo López-Paredes

Si atendemos a mis portfolios y los priorizamos por la dedicación temporal, podemos observar:

  • Portfolio F (Four-Fs): 2000 horas
  • Portfolio UVA: 1000 horas
  • Portfolio INSISOC: máximo 1000 horas
  • Portfolio Casa: 400 horas

Eso supone que la mitad del tiempo disponible cada día puede ser dedicado a conseguir los objetivos que nos hemos fijado (o lo que es lo mismo: a nuestros proyectos). Dicho de otra forma, tenemos doce horas para descansar y otras actividades rutinarias (limpieza e higiene, etc). No todo tienen que ser proyectos!

Lo que sí que empiezo a construir incluso antes de que acabe el año es el calendario de hitos de mis proyectos, empezando por los del “portfolio F”. Ahí tengo ya apuntados los campeonatos de Agility a los que asistimos con mi pequeña y “su peluda inseparable”, las vacaciones en Mallorca (billetes del ferry incluidos), los aniversarios y celebraciones con amigos… Siguiendo por las fechas de examenes, entregas de actas, periodos de defensa de TFG y TFM, etc.

Si no tienes tu ProjectBAG, empieza a construirla, y prepara tu calendario. Proyecta tus objetivos (diseña, gestionar y dirige los proyectos para lograrlos), y disfruta de tu tiempo.